¿Y si una empresa accede, por error, a la grabación de una videoconferencia en la que aparecen conversaciones privadas de sus empleados? La Sentencia del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco (Sala de lo Social) nº 1094/2026, de 11 de mayo de 2026 analiza este escenario y, concretamente, el alcance del poder de dirección y control empresarial cuando este entra en conflicto con el derecho fundamental a la intimidad con motivo de una grabación digital obtenida por error. Este caso, no es solo importante por los límites del uso de grabaciones de conversaciones o reuniones en el entorno laboral, sino por su importante implicación en protección de datos.
Entre mayo y junio del año 2024, una trabajadora (en adelante, la demandante o trabajadora) de una entidad financiera participó junto a otros compañeros en varias reuniones a través de Microsoft Teams. Al finalizar una de estas reuniones, uno de los participantes no cerró correctamente la aplicación y el sistema continuó grabando durante horas la conversación que todos los participantes habían dado por concluida. Por ende, quedó grabada una conversación privada.
Meses más tardes y con motivo de un cambio en la dirección de la compañía, los nuevos responsables pudieron acceder a la grabación en cuestión y, tras su escucha, se reunieron con la ahora demandante por la actitud de la que tuvieron constancia al revisar la grabación. Esto se debió a que, tras la escucha de la grabación, los nuevos directivos cuestionaron la lealtad de la trabajadora en la empresa ante la actitud que vieron y decidieron reiterar a dicha trabajadora sus funciones y responsabilidades.
Estos hechos derivaron en que finalmente la demandante causó baja médica en la entidad y, tras esto, fue despedida, ante lo cual esta trabajadora presentó judicialmente la oportuna reclamación por la extinción de su contrato al amparo del artículo 50.1.c) del Estatuto de los Trabajadores, alegando incumplimiento grave del empresario.
En un primer momento, el Juzgado de lo Social nº 9 de Bilbao (en adelante, el Juzgado) desestimó inicialmente la demanda, al considerar que la grabación fue fruto de un simple olvido, a la vez que validó su uso por parte de la empresa; incluso llegó a imponer una multa a la trabajadora por, a su juicio, actuar con mala fe y temeridad. Finalmente, fue el Tribunal Superior de Justicia del País Vasco (en adelante, TSJ del País Vasco) quien revocó íntegramente esta resolución del Juzgado.
Previo a entrar en detalle en el razonamiento y fundamentación jurídica del TSJ del País Vasco es importante recordar que las grabaciones de reuniones de trabajo, como cualquier otra grabación y/o tratamiento de datos de carácter personal, deben adecuarse a la normativa vigente en protección de datos. En este caso concreto, la grabación de una conversación no escapa del alcance de la protección de datos y mucho menos, de la garantía de los derechos fundamentales.
Concretamente, es el artículo 18 de la Constitución Española el que, en sus apartados primero y tercero reconocen, respectivamente, el derecho a la intimidad personal y familiar y el secreto de las comunicaciones. Junto a esto, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exige que, todo tratamiento de datos de carácter personal debe estar legitimado. Es decir, en este caso, para el tratamiento de datos personales derivado de una grabación de imagen y/o voz de toda persona física debe haber una base de legitimación (artículo 6 RGPD) que ampare dicho tratamiento, así como cumplir con el deber de información y transparencia de los artículos 13 y 14 del RGPD.
En el ámbito laboral, no podemos olvidarnos del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, en el que se habilita al empresario a adoptar medidas de vigilancia y control para poder verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales de su personal laboral. Sin embargo, dichas medidas deben adoptarse siempre y cuando sean estrictamente necesarias y se garantice la dignidad e intimidad de la persona trabajadora, es decir, cuando, acorde a la jurisprudencia tanto del Tribunal Constitucional, como del Tribunal Supremo, dichas medidas superen el oportuno juicio de proporcionalidad. Esto significa que la medida de control adoptada debe ser idónea, necesaria y equilibrada, y que, la persona trabajadora deberá conocer, con carácter previo, qué medida se adopta y con qué alcance.
En el presente caso, uno de los puntos determinantes para determinar el fallo de esta Sentencia, fue la falta de voluntad empresarial de grabar en el momento en que se produjo la captación, es decir, la grabación se prolongó por un simple error técnico. Esto significa que la entidad demandada no decidió sobre dicho tratamiento, pero, como bien se posicionó el TSJ del País Vasco, el origen accidental de la grabación de la conversación no exime a la empresa de sus obligaciones, mucho menos una vez tiene en su poder dicha grabación.
El TSJ del País Vasco fue claro y, como bien determinó, cuando la grabación estuvo en su poder, el acceso, escucha y uso del contenido, es decir, este momento posterior a la captación es el que realmente vulnera los derechos de la demandante.
Concretamente, el TSJ del País Vasco determinó que la entidad demandada había vulnerado el derecho a la intimidad (artículo 18.1 CE) y el secreto de las comunicaciones (artículo 18.3 CE) de la demandante en base a los siguientes tres fundamentos:
- La trabajadora tenía una expectativa legítima de privacidad una vez finalizó la reunión del trabajo que, por error, continuó grabándose.
- El acceso y uso posterior de la grabación por parte de la entidad demandada no exime de responsabilidad por el hecho de que dicha grabación fuese realizada por error de un tercero.
- En ningún momento la demandada fue informada de que dicha conversación pudiera grabarse, ni, en ningún caso, del uso posterior que la entidad pudiera hacer como medida de control en sus funciones.
El TSJ del País Vasco sostuvo que el error de un tercero al no detener la grabación no puede significar automáticamente la pérdida de las garantías constitucionales de quienes participaron en esa conversación. Es decir, el hecho de que la grabación de la conversación fuese accidental, no legitima a la entidad demandada para apropiarse del contenido de la misma ni, mucho menos, para poder utilizarlo como mecanismo o medida de control laboral sobre una de las participantes en la conservación.
Además, el TSJ del País Vasco considera que esta grabación no debía de haberse admitido como prueba en el procedimiento en cuestión, puesto que su obtención acompañó una intromisión ilegítima en la espera personal de la demandada. Y, la conducta empresarial fue lo suficientemente grave como para poder justificar la extinción indemnizada del contrato con igual importe que correspondería a un despido improcedente.
Sin entrar en detalle en la cuantía impuesta a la parte demandada, merece una especial mención por el doble coste impuesto: indemnización por extinción del contrato e indemnización adicional por daño moral. Es decir, hay un coste mayor que supera la simple indemnización.
De nuevo, nos encontramos ante una sentencia que va más allá del caso concreto y deja un mensaje claro a cualquier organización que utilice plataformas como Teams, Zoom, Google Meet u otras herramientas de videoconferencia en su día a día. De este pronunciamiento del TSJ del País Vasco obtenemos las siguientes pautas o puntos a tener en cuenta para garantizar, principalmente, el cumplimiento en protección de datos:
- Desarrollar y establecer una política interna de uso de herramientas digitales en el que se regule expresamente cuándo, cómo y con qué finalidad pueden grabarse las reuniones de trabajo e informar de ella a toda la plantilla conforme al deber de información del artículo 13 RGPD.
- Previamente a grabar cualquier reunión o conversación, aunque sea laboral o por motivos de trabajo, es importante informar de que se va a proceder a grabar dicha reunión y, si alguien está disconforme que lo ponga de manifiesto.
- Asegurase al finalizar la reunión que se deja ha dejado de grabar. De esta manera evitamos que la aplicación o plataforma en cuestión continúe grabando reuniones. Una opción es configurarlo de forma automática, de tal manera que, al cerrar la videoconferencia, finalice automáticamente la grabación.
- Cualquier medida de control laboral que la entidad decida implementar, debe superar el juicio de proporcionalidad y todo personal laboral debe ser conocedor de ello previamente a su adopción.
- Ante una grabación que haya continuado por error debemos eliminar y documentar dicha posible brecha de seguridad. Es decir, no procede acceder ni conservar su contenido (principios de limitación de la finalidad y minimización de datos del artículo 5 RGPD, junto con el principio de responsabilidad proactiva).
- Revisar los contratos y la configuración por defecto de las herramientas de videoconferencia utilizadas por la organización como pueden ser Teams, Zoom o Google Meet, entre otras.
- Ante un cambio de responsables o directivos, revisar los accesos a la documentación de la entidad como pueden ser conversaciones de chat, correos electrónicos, grabaciones, etc., antes de utilizarlos para adoptar decisiones sobre el personal laboral, verificando que su origen y su uso sean lícitos.
- Formar y concienciar tanto a los directivos como al personal laboral sobre el uso correcto de las herramientas digitales, entre ellas las videoconferencias, así como sobre los riesgos legales de un tratamiento de datos de carácter personal sin base de legitimación.
Este último punto requiere de una dedicación especial porque, esta Sentencia no solo nos recuerda las obligaciones que recaen en toda entidad con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal sino, como, de nuevo, es clave que todo el personal laboral, incluido los altos cargo o directivos, tengan el conocimiento suficiente y necesario para poder actuar acorde a las obligaciones vigentes y sí, también en protección de datos. Si todo el personal es conocedor de que para cualquier tratamiento de datos es necesaria una base de legitimación, en el momento en el que se detecta que la entidad dispone de una grabación de la cual no se ha informado ni hay consentimiento, a diferencia de cómo se procedió en el presente caso, no se utiliza y se procede a su registro y destrucción, los sucesivos hechos se habrían evitado.
En definitiva, esta Sentencia reitera que un incidente de seguridad por error técnico o humano no basta para eximir de responsabilidad a la empresa. Siempre será determinante la manera en la que la entidad actúa, ya no solo de forma previa si no tras la detección de un incidente, como en este caso, haber grabado una conversación sin conocimiento de los participantes ni consentimiento. En este sentido, disponer de procedimientos rigurosos sobre el uso de herramientas digitales, facilitar la información al personal laboral de forma transparente y adoptar las medidas de seguridad óptimas tras la detección de un incidente de seguridad, no solo son una práctica proactiva y acorde al cumplimiento normativo en protección de datos, sino una garantía en la defensa de los derechos de sus trabajadores.
Recientemente en nuestro Blog escribimos sobre otra resolución en la que, de nuevo, un “error humano” no es un incidente aislado de una organización. Y, si quieres más artículos al respecto puedes encontrarlos pinchando aquí y aquí.
