Durante años, la gestión diaria de situaciones familiares derivadas de separaciones o divorcios ha llevado a muchos centros educativos a solicitar sentencias judiciales o convenios reguladores completos para poder acreditar determinados extremos relacionados con los menores.
Quién puede recoger al alumno, cómo debe gestionarse la comunicación con los progenitores, quién puede autorizar actividades extraescolares o qué facultades corresponden a cada progenitor son cuestiones que forman parte de la operativa habitual de cualquier centro educativo. Y, para poder actuar correctamente y garantizar la adecuada protección del menor, lo habitual era que las familias aportasen directamente la documentación judicial íntegra.
El problema es que este tipo de resoluciones suelen incorporar una cantidad de información muy superior a la realmente necesaria para la finalidad concreta perseguida. Junto a los aspectos vinculados a la guarda y custodia o al régimen de visitas, es frecuente encontrar referencias a situaciones económicas, conflictos familiares, circunstancias personales o cuestiones especialmente sensibles que nada tienen que ver con la gestión ordinaria del centro.
Las Directrices 1/2026, de 14 de abril, de la Dirección de Supervisión y Control de Protección de Datos del Consejo General del Poder Judicial introducen precisamente una alternativa orientada a reducir esa exposición innecesaria de información personal y a facilitar una gestión más proporcionada de este tipo de documentación.
Acreditar solo lo necesario
Las nuevas Directrices parten de una idea sencilla, pero con importantes implicaciones prácticas: no siempre es necesario aportar una sentencia o un convenio regulador completo para acreditar una situación concreta vinculada a un menor.
En muchos casos, basta con certificar determinados extremos específicos.
Por ello, las Directrices habilitan un sistema mediante el cual los progenitores podrán solicitar certificados judiciales con información limitada únicamente a aquellos aspectos que necesiten acreditarse ante terceros, incluidos los centros educativos.
De este modo, en lugar de entregar una resolución íntegra, podrá aportarse un certificado concreto sobre cuestiones como el régimen de recogida del menor, el ejercicio de determinadas facultades parentales, la autorización para actividades escolares o extraescolares o la capacidad de decisión sobre determinados aspectos vinculados a la vida escolar del alumno.
Además, las propias Directrices incorporan anexos específicos con modelos para solicitar ante el órgano judicial certificados concretos, como la guarda y custodia, el régimen de visitas, las facultades de recogida del menor o el ejercicio de la patria potestad. También prevén modelos para la expedición de dichos certificados, facilitando que las familias puedan acreditar únicamente la información necesaria ante el centro educativo sin necesidad de aportar la resolución judicial completa.
Desde la perspectiva del RGPD, el cambio resulta especialmente coherente con el principio de minimización de datos del art. 5.1.c RGPD: tratar únicamente aquellos datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad perseguida.
Y precisamente ahí está una de las claves de estas Directrices. No modifican las necesidades operativas de los centros educativos ni cuestionan la necesidad de verificar determinadas situaciones familiares. Lo que cambia es la forma en la que esa información puede acreditarse.
Un mejor escenario para todos
La realidad práctica de los centros educativos exige gestionar información familiar sensible para garantizar el bienestar y la correcta protección de los menores. Especialmente en situaciones de separación o conflicto familiar, disponer de información clara y actualizada resulta imprescindible para evitar incidencias y actuar conforme a lo establecido judicialmente.
Precisamente por ello, contar con mecanismos más concretos y limitados para acreditar determinadas circunstancias puede facilitar también la gestión documental y organizativa de los propios centros.
Hasta ahora, en muchas ocasiones, la forma más rápida y sencilla que tenían las familias de acreditar determinados extremos era aportar la documentación judicial completa. Con este nuevo sistema, la información podrá llegar ya delimitada desde origen.
Y eso simplifica notablemente el tratamiento posterior de esos datos.
El centro ya no necesita acceder a información adicional que no guarda relación con la finalidad concreta perseguida, ni custodiar documentación que incorpora contenido ajeno a la gestión educativa diaria. La información relevante llega ya acotada al aspecto concreto que debe gestionarse.
Además, este modelo puede ayudar a homogeneizar determinadas prácticas administrativas internas y facilitar que la documentación recibida responda realmente a una necesidad concreta y definida.
En la práctica, esto permitirá que los centros educativos puedan solicitar a las familias certificaciones mucho más acotadas y adaptadas a cada situación concreta, reduciendo la recepción y conservación de documentación judicial extensa que, en muchos casos, contiene información ajena a la gestión educativa diaria.
Del mismo modo, puede ser recomendable adaptar protocolos o instrucciones dirigidas al personal administrativo y docente para contemplar este nuevo modelo de acreditación documental previsto en las Directrices.
También puede resultar útil informar a las propias familias de la posibilidad de solicitar este tipo de certificados específicos ante el órgano judicial cuando necesiten acreditar situaciones relacionadas con la guarda y custodia o el ejercicio de determinadas facultades parentales ante el centro educativo.
La minimización deja de ser un concepto teórico
Uno de los aspectos más interesantes de estas Directrices es que aterrizan el principio de minimización en una situación muy concreta y habitual para muchos centros educativos.
Con frecuencia, la minimización se percibe como un principio abstracto o difícil de trasladar a la operativa diaria. Sin embargo, aquí se materializa de una forma especialmente clara: si el centro únicamente necesita conocer quién puede recoger al menor o quién puede autorizar determinadas actividades, la información facilitada debería limitarse a esos extremos.
No más.
Y esto adquiere todavía más relevancia cuando la información afecta a menores, respecto de los cuales la normativa de protección de datos exige un nivel reforzado de protección.
Las propias Directrices inciden en la necesidad de evitar la divulgación innecesaria de información que pueda afectar a menores y a sus entornos familiares. No porque los centros educativos estén realizando un tratamiento inadecuado de forma generalizada, sino porque el nuevo sistema permite alcanzar la misma finalidad reduciendo significativamente la exposición de datos personales adicionales.
En ese sentido, el cambio de enfoque es relevante: la protección de datos deja de abordarse únicamente desde la custodia y destrucción segura de la documentación y pasa también por limitar, desde el origen, la cantidad de información que circula y se comparte.
Un cambio práctico con impacto real
Aunque las Directrices se dirigen formalmente a los órganos jurisdiccionales, su impacto práctico probablemente será especialmente visible en el ámbito educativo.
A medida que las familias comiencen a utilizar este sistema de certificaciones acotadas, los centros podrán alinear también sus procedimientos internos de recepción y gestión documental con los principios del RGPD.
No se trata de modificar la finalidad ni las obligaciones de protección del menor que ya vienen desarrollando los centros educativos. Se trata, más bien, de disponer de una forma más proporcionada de acreditar determinadas circunstancias familiares.
Y, probablemente, ahí reside el verdadero valor práctico de estas Directrices.
Porque el cambio no introduce obstáculos adicionales para los centros ni dificulta su operativa diaria. Lo que aporta es una vía más concreta y equilibrada para gestionar información especialmente sensible, reduciendo la exposición innecesaria de datos personales sin afectar a la protección y atención que requieren los menores.
¿Cómo pueden actuar los centros educativos a partir de ahora?
Como se desprende de las Directrices del CGPJ, el nuevo modelo de certificaciones limitadas permite a los centros educativos gestionar este tipo de situaciones familiares de una forma más alineada con el principio de minimización de datos. En este contexto, pueden resultar útiles algunas pautas prácticas:
- Valorar, siempre que sea posible, la solicitud de certificados específicos previstos en las Directrices en lugar de requerir sentencias judiciales o convenios reguladores completos.
- Informar a las familias de la posibilidad de solicitar ante el órgano judicial certificaciones limitadas a extremos concretos relacionados con guarda y custodia, régimen de visitas, etc.
- Revisar formularios, protocolos internos y procedimientos de admisión para adaptarlos a este nuevo modelo documental.
- Limitar el acceso a este tipo de documentación únicamente al personal que realmente necesite conocer dicha información para el ejercicio de sus funciones.
- Analizar la documentación familiar actualmente conservada por el centro y valorar si toda ella continúa siendo necesaria o si parte de la misma puede sustituirse por información más limitada y actualizada.
- Aplicar medidas adecuadas de custodia y destrucción segura sobre aquella documentación judicial que deje de resultar necesaria para la finalidad con la que fue recabada.
En el fondo, las nuevas Directrices reflejan una idea cada vez más presente en materia de protección de datos: muchas veces, cumplir mejor no implica hacer más cosas, sino simplemente tratar menos información de la necesaria.
