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¿Qué debes hacer si recibes un currículum para no ser sancionado?

Hoy por hoy, el currículum vitae sigue constituyendo una herramienta fundamental para darnos a conocer y poder ser convocados a una primera entrevista o para lograr el puesto de trabajo que deseamos. Si bien es cierto que en ocasiones estos currículums que enviamos pueden llegar  a caer en el olvido sin recibir contestación.

Pues bien, en este punto, recientemente y en lo que a protección de datos se refiere, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante la AEPD) acaba de multar por primera vez a una empresa por no contestar a una candidatura de empleo.

En el caso concreto analizado, fue el propio candidato el que, ante una oferta de empleo publicada en su página web, contactó a través del teléfono que constaba en el anuncio y remitió su currículum por WhatsApp.

Los motivos que manifestó el candidato reclamante y en los que basó su denuncia son:

1.-Que la página web de la cual es titular el reclamado, no identifica de manera apropiada a su responsable.

1.- Que No le han facilitado información relativa al tratamiento que efectuarían con sus datos personales ni de la posibilidad de ejercitar los derechos ante el responsable del tratamiento.

¿Cómo resuelve la AEPD?

En su resolución, la AEPD determina que la recogida de datos a través de formularios incluidos en portales web «constituye un tratamiento de datos personales«, por lo que su responsable queda sometido a las exigencias del Reglamento europeo de privacidad (RGPD).

A efectos del presente Reglamento se entenderá por «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); y por «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación entre otros.

Por tanto, el RGPD tiene que ser cumplido por todas las empresas que manejan información personal. Por este motivo, desde el momento en que te presentas a una oferta de trabajo y envías tu currículum, la empresa que lo recibe debe informarte sobre cómo serán tratados tus datos personales.

En este sentido y una vez que hemos constatado, que la captación de currículums supone un tratamiento de datos personales, la resolución nos recuerda que la recogida de datos de carácter personal a través de formularios incluidos en una página web constituye un tratamiento de datos, respecto del cual el responsable del tratamiento ha de dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 13 del RGPD y artículo 11 LOPDGDD respectivamente donde se contienen los extremos de los que todo responsable de tratamiento debe informar, y que entre ellos detallamos los siguientes:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento;

d) los intereses legítimos del responsable o de un tercero;

e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;

f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional.

Así las cosas, concluye la AEPD que los hechos expuestos constituyen, por parte del reclamado, una infracción del artículo 13 del RGPD sancionando a dicha entidad con una multa de 2000 euros por no cumplir con el deber de información tras recibir un Currículum Vitae. Aunque en la propia LOPDGDD en su artículo 72 tipifica como infracción muy grave el incumplimiento del principio de transparencia e información, atendiendo al artículo 83.1 del RGPD las multas se impondrán en función de las circunstancias de cada caso individual y serán efectivas, proporcionadas y disuasorias, de tal forma que en el presente caso se estiman concurrentes los siguientes factores atenuantes:

  1. La reclamada no tiene infracciones previas.
  2. No ha obtenido beneficios directos.
  3. La entidad reclamada no tiene la consideración de gran empresa.

¿Entonces cómo debemos dar respuesta cuando recibimos un Currículum?

La guía de la AEPD sobre protección de datos y relaciones laborales y de la que hemos hablado y analizado detalladamente ya en varios artículos de nuestro blog (pincha aquí), establece que el primer tratamiento de datos personales en el ámbito de una relación laboral se producirá normalmente durante la fase previa a la contratación, esto es, en el proceso de selección para un puesto de trabajo.

El tratamiento de datos personales durante el proceso de selección no exige el consentimiento de la persona candidata siendo la base jurídica el art. 6.1.b) del RGPD, esto es, “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”. Es en ese mismo momento, cuando se informará adecuadamente al candidato del tratamiento de sus datos personales.

Si bien es cierto que el responsable del tratamiento está obligado a cumplir con el deber de información del articulo 13 RGPD el modo de cumplir con el mismo puede variar ateniendo al modo en el que se han recibido dichas candidaturas:

POR CANDIDATURA ESPONTÁNEA: si el currículo se presenta directamente por la persona candidata sin habérsele solicitado, deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de que se han conocido las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento.

  1. Presencial: el candidato contacta directamente con la empresa, vía presencial en cualquier oficina o mostrador de atención: será en ese momento en el que se deberá dar a conocer al candidato sus derechos acerca del tratamiento de sus datos personales, y cómo van a ser tratamos los mismo, ya sea por escrito, bien sea un documento, un cartel, etc.
  2. Por correo postal o electrónico: el currículum se remitió por correo postal o electrónico y se cuenta con una dirección electrónica facilitada por el propio afectado, puede remitírsele información por ese medio, solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo.

EN RESPUESTA A LA PUBLICIACION DE UNA OFERTA EN UN PORTAL DE EMPLEO: en el mismo anuncio la empresa, o en algún momento del proceso de inscripción a la misma, incluir una cláusula con la información del artículo 13 del RGPD.

En este sentido os proponemos algunas alternativas de cara a informar del tratamiento de los datos personales de los candidatos:

  1. Si dispones de una página web: a través de la creación de un espacio de trabaja con nosotros, a donde puedan dirigirse los candidatos para conocer las últimas ofertas de empleo, e inscribirse a las mismas, donde informaremos acerca del tratamiento de sus datos personales.
  2. A través de la creación de una cuenta de correo electrónico ad hoc donde remitir a los candidatos para que puedan enviar sus candidaturas generando una respuesta automática incluyendo en ella la información del artículo 13 del RGPD.

En todo caso sea cual sea la forma en que se han recibido las candidaturas y de la fórmula o fórmulas elegidas para cumplir con este deber de información, el mismo siempre deberá llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos del afectado. En este punto el actual RGPD establece la obligación de conservar los datos actualizados y durante el menor tiempo posible. Si bien respecto de los currículums no nos indica un plazo concreto para su conservación y actualización, de tal forma que si dicho currículum no se ha actualizado en un período comprendido entre los 12 y los 24 meses, (más allá el plazo de conservación no parece proporcionado para el fin de encontrar empleo para una persona a corto y medio plazo y el hecho de que no solicite actualizaciones de los currículum vitae periódicamente hace que algunas de las búsquedas carezcan de sentido para la persona que busca empleo al cabo de cierto tiempo por ejemplo, porque la persona ha obtenido nuevas cualificaciones), deberemos proceder a su bloqueo para impedir su lectura, o su eliminación.

En todo caso si finalmente decides optar por no guardar los currículums que recibas y decidas deshacerte de los mismos, utiliza mecanismos de destrucción segura como destructoras de papel y en el caso de que recibas el currículum mediante email, deberás borrar el email del buzón y del servidor de correo electrónico.