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¿Pensando en envíar felicitaciones navideñas por correo electrónico a tus clientes? Te contamos como hacerlo correctamente.

En estos momentos especiales suele ser típico que las empresas y/o profesionales realicemos envíos de felicitaciones navideñas, las cuales nos ayudan a dar una imagen mucho más humana y cercana para con clientes.
Sin embargo, no debemos olvidar que la dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal, que se encuentra protegido por la siguiente normativa:

Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD).

La reciente Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, LO 3/2018 (LOPD).

-Así como la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y comercio electrónico (LSSI), la cual tiene por objeto la regulación del régimen jurídico de los servicios de la sociedad de la información y de la contratación por vía electrónica, objeto que podemos encontrar reflejado en su propio artículo 1, a lo que debemos dejar claro que las comunicaciones comerciales por correo electrónico son un servicio de la sociedad de la información.

La LSSI prohíbe las comunicaciones comerciales no solicitadas o expresamente autorizadas, par-tiendo de un concepto de comunicación comercial que se califica como servicio de la sociedad de la información y que se define en su Anexo de la siguiente manera:
1. f) «Comunicación comercial: toda forma de comunicación dirigida a la promoción, direc-ta o indirecta, de la imagen o de los bienes o servicios de una empresa, organización o persona que realice una actividad comercial, industrial, artesanal o profesional.»


De aquí podemos deducir que el envío por parte de una empresa o profesional de una felicitación navideña no podría escapar de esta definición, puesto que se considera como un evidente acto de promoción de la imagen. Pero pasemos a desarrollarlo:
En primer lugar, aclararemos por qué el correo electrónico se considera como un dato de carácter personal, esto es así dado que en la mayoría de los casos el correo electrónico tiene información acerca de su titular, o permite proceder a la identificación de este.


Por lo tanto, una vez que tenemos conocimiento de esto, deberemos estar muy atentos y contar con la solicitud previa o el consentimiento expreso del destinatario (artículo 21.1 LSSI):
1. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo elec-trónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.”
Debemos de aplicar esto, a pesar de que resulte algo muy tentador y a la vez muy cómodo a la hora de enviar, ya que su coste es muy bajo y además con solo un “clic” estaremos enviando a toda nuestra lista de contactos.


Debemos de tener siempre en mente que sólo podremos utilizar el correo electrónico como medio para el envío de felicitaciones de Navidad a aquellos usuarios de los que dispon-gamos de un previo consentimiento para la recepción de comunicaciones comerciales.

Un punto para destacar de la LSSI en este ámbito es el siguiente:

En esta Ley no se distingue entre datos de personas físicas y jurídicas, por lo que todo lo indicado afecta tanto a un envío a particulares como a empresas.

Finalmente, en cualquier caso, y una vez establecida más allá de toda duda la legalidad de nues-tro envío, debemos asegurarnos de que al realizar este envío por correo electrónico a varios des-tinatarios siempre incluiremos las direcciones en la casilla Con Copia Oculta (CCO), dado que en el caso de dejar todas las direcciones en la casilla Para o Con Copia, estaremos permitiendo que todos los receptores vean el correo electrónico de los demás, lo cual sería una vulneración del deber de secreto sancionable por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
En este sentido, cabe traer a colación la RESOLUCIÓN R/02226/2012, de la AEPD, en la cual se procede a sancionar a una entidad precisamente por el envío de una felicitación de este carácter, con el asunto FELIZ NAVIDAD, en este correo electrónico la entidad sancionada realiza un envío masivo sin utilizar la casilla disponible en el propio correo electrónico CCO, haciendo públicas para el resto de destinatarios las direcciones de los demás receptores del mensaje sin su consentimiento previo para esta cesión de datos, sancionando a esta entidad con 1.000€.

Cabe aclarar que, aunque esta Resolución sea del año 2012, en la actualidad la AEPD sigue atendiendo a los mismos criterios, en base a la normativa de aplicación a la hora de un envío comercial:

-RGPD
-LOPD 3/2018
-LSSI

Por lo tanto, como podemos comprobar este hecho es revisable por la AEPD, así que debemos de estar muy atentos a cumplir todos los pasos a la hora de realizar este envío y así evitaremos cualquier tipo de incumplimiento normativo.

Para ayudar a dilucidar como deberemos de actuar con la diligencia debida en estas fechas y en estos casos tan comunes vamos a recomendaros una serie de puntos para tener en cuenta siempre que queramos realizar una felicitación navideña por correo electrónico y queramos cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos:

-Tengamos en cuenta que la dirección de correo electrónico es considerada como dato de carácter personal y por tanto debe de cumplir la normativa vigente en esta materia, Reglamento Europeo de Protección de datos de Carácter Personal (RGPD) y en la actualidad vigente en España la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD 3/2018).

-Solamente podremos utilizar el correo electrónico como medio para el envío de felicitaciones de Navidad a aquellos usuarios que nos hayan prestado su consentimiento para la recepción de comunicaciones comerciales, en cumplimiento del artículo 21 de la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y comercio electrónico (LSSI).

-A este respecto, cuando al remitente del mensaje le sea exigible el deber de secreto y siempre que no sean aplicables las excepciones relacionadas con los supuestos en los que los titulares estén ligados por relaciones de ámbito doméstico, laboral o profesional, se considera preciso el recurso a la modalidad de envío que ofrecen los programas de correo electrónico disponibles en el mercado, en los que se permite detallar las direcciones electrónicas de los destinatarios múltiples en un campo específico del encabezado del mensaje: el campo CCO (con copia oculta), en lugar del habitual CC. De este modo evitaremos que el resto de los destinatarios pueda ver la dirección de correo electrónico de otros y solamente pueda visualizar la suya propia y la del remitente.

 Si estas interesado conocer más información al respecto y en relación con el SPAM, puedes visualizar los siguientes artículos de nuestro blog pinchando en los siguientes enlaces:

 El Spam y los criterios de la AEPD (I)  

 El Spam y los criterios de la AEPD (II)