Las nuevas tecnologías, han hecho posible que manejemos y rentabilicemos mejor la información para el desarrollo de nuestras empresas, pero también ha aumentado la exposición a nuevas amenazas, que facilitan la fuga de información.

Por este motivo, las empresas deben proteger la información de la que disponen y mantener su confidencialidad, disponibilidad e integridad, mediante medidas preventivas que sirvan para proteger tanto la propia información como los soportes donde se almacena, durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción. De esta forma, se evita el robo, la manipulación y las posibles fugas de información.

Puede parecer sencillo mantener a salvo esa información cuando permanece en el disco duro de un ordenador de mesa al que solo una persona tiene acceso. Sin embargo, la cosa se complica si se trata de ordenadores portátiles o unidades USB que, por su tamaño o sus características de movilidad, pueden extraviarse o ser robadas; o si por determinadas circunstancias, la información se envía a un tercero mediante correo electrónico, se almacena en carpetas compartidas o en la nube, etc.

Siendo el cifrado de datos aún una asignatura pendiente para muchas empresas, vamos a dedicar ésta y las siguientes publicaciones de este blog a indicar qué pautas se deben seguir para proteger con seguridad los archivos, siempre desde una perspectiva de practicidad y utilidad para las empresas.

Como ya nos hemos referido en otras ocasiones, el artículo 32 del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD) hace referencia a la seguridad del tratamiento de los datos: “Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya”.

Además, “se tendrán particularmente en cuenta los riesgos del tratamiento, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos”.

De todas formas, si bien es cierto que las medidas de seguridad deben adaptarse a las características concretas de cada empresa, el propio Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) considera que existen una serie de medidas que deben aplicarse independientemente de su tamaño o actividad:

  1. Control de acceso a la información: Se debe permitir el acceso a la información únicamente a aquellos empleados que la necesitan.
  2. Actualizaciones de seguridad: Las aplicaciones y sistemas deben estar correctamente actualizados a sus últimas versiones, y con todos los parches de seguridad que distribuyen los fabricantes.
  3. Copias de seguridad:  En otra publicación de este blog (ver aquí), ya analizamos el por qué es tan importante realizar copias de seguridad periódicas de los datos relevantes y aplicaciones de la empresa.
  4. Cifrado de información y utilización de contraseñas robustas: Es necesario proteger accesos no deseado a la información mediante el cifrado de esta, de los soportes que los almacenan y de las comunicaciones donde la transmitimos. Esto cobra mayor importancia cuando se hace uso de soportes de almacenamiento externos, dispositivos móviles y conexiones a redes inseguras como wifis públicas.

No hace mucho, analizamos en una de nuestras publicaciones (ver aquí) una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) por la que se sanciona por infracción del mencionado artículo 32, a una entidad que había sufrido una brecha de seguridad consistente, en la pérdida de seis pendrives sin cifrar, que contenían datos personales de aproximadamente once mil personas.

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